Firmy se nové směrnice o transparentnosti odměňování bát nemusejí. Měly by se ale včas připravit, uvádějí expertky EY

Jednou z významných změn je povinnost poskytnout zaměstnanci na jeho žádost informaci o jeho individuální úrovni odměňování a o průměrné úrovni mezd ostatních zaměstnanců vykonávajících stejnou práci nebo práci stejné hodnoty. Podle expertek EY však nehrozí, že by společnost musela poskytovat seznam konkrétních zaměstnanců a výši jejich mezd.

Zaměstnavatele čekají v nejbližší době některé nové povinnosti spojené se směrnicí Evropské unie o transparentnosti odměňování, jak se tato směrnice zjednodušeně nazývá. Směrnice byla na úrovni EU schválena v květnu roku 2023. Práva a povinnosti z ní vyplývající by členské státy měly transponovat do svých právních předpisů do začátku června letošního roku. Česko prozatím transpoziční zákon nepřijalo ani nebyl zveřejněn jeho návrh.

Cílem směrnice je snížit rozdíl v odměňování mužů a žen, takzvaný gender paygap. Ten se v Česku dlouhodobě drží kolem 18 procent, v EU je přibližně 12 procent. Cílem směrnice je tento rozdíl snížit na maximálně pět procent v rámci jednotlivých kategorií zaměstnanců vykonávajících stejnou práci nebo práci stejné hodnoty.

Právo na stejnou mzdu za stejnou práci je už nyní

„Příprava na povinnosti vyplývající ze směrnice zabere čas. Společnosti, které už s implementací změn začaly, vědí, že jejich plnění není tak úplně jednoduché, jak by se mohlo zdát,“ uvádí Radka Mikulenka, manažerka společnosti EY působící v týmu Climate Sustainable Services. A to přesto, že směrnice podle ní tolik změn nebo nových povinností nepřináší.

„Základní principy požadované po společnostech směrnicí jsou už nyní obsaženy zejména v zákoníku práce. Směrnice spíše upřesňuje povinnosti s tím související, dává jim unijní rámec,“ doplnila na nedávném semináři poradenské společnosti advokátka společnosti EY Law, Kateřina Suchanová.

Výchozí zásadou v odměňování zaměstnanců dle směrnice i zákoníku práce je, že zaměstnanci společnosti mají právo na stejnou mzdu, pokud vykonávají stejnou práci nebo práci stejné hodnoty. „Na tuto zásadu klade důraz i směrnice a požaduje, aby zaměstnavatelé tuto primární úpravu skutečně dodržovali,“ upřesnila Kateřina Suchanová.

Povinnost poskytovat zaměstnancům stejnou mzdu za stejnou práci sice není novinkou, ale společnosti podle zkušeností EY narážejí na problém s tím, že často nejsou schopny pracovat s daty o mzdách svých zaměstnanců. Důvodem je zejména skutečnost, že nemají nastavené vnitřní systémy odměňování tak, aby z nich danou informaci o výši mzdy srovnatelných zaměstnanců dokázaly jednoduše vytáhnout.

Často společnosti nemají detailně zpracovanou analýzu pracovních pozic a jejich ohodnocení, což je základ pro určení stejné mzdy a s tím související rovné odměňování. Společnost by měla pro každou pracovní pozici vyhodnotit zejména její složitost, odpovědnost, namáhavost a výkonnost a přiřadit k těmto parametrům hodnotící kritéria, která jsou aplikována na všechny pracovní pozice ve společnosti. Případné rozdíly ve mzdách lze poté odůvodnit pouze na základě zákonných kritérií. Mezi tato kritéria však dle judikatury nepatří místo výkonu práce a s ním spojené regionální rozdíly.

„To je příčinou, proč někdy implementační interní procesy trvají tak dlouho a nelze s nimi úplně otálet. Je dobré se na směrnici připravit, protože v okamžiku, kdy transpoziční zákon nabyde účinnosti, tak začnou platit v něm uvedené povinnosti,“ uvádí Radka Mikulenka.

Které nové povinnosti směrnice přináší

Nově firmám přibyde jednak informační povinnost a společnostem nad 100 zaměstnanců ještě oznamovací povinnost.

Informační povinnost se bude vztahovat jak na uchazeče o zaměstnání, tak na dosavadní zaměstnance. Uchazeči by už před pracovním pohovorem nebo nejpozději během něj měli získat informaci o své nástupní mzdě anebo rozpětí, v němž se mzda bude pohybovat.

Další povinnost se týká poskytování informací dosavadním zaměstnancům o mzdě za stejnou práci. „Zaměstnanci nedostanou v rámci informační povinnosti konkrétní údaj o mzdě svých kolegů, ale pouze průměrnou výši odměny na stejné pozici. Bavíme se zejména o průměrné roční hrubé odměně, kterou zaměstnanec může porovnat se svou roční odměnou. Zaměstnavatelé nemají povinnost poskytnout zaměstnancům seznam zaměstnanců a výši jejich mezd, to ze směrnice nevyplývá,“ vysvětluje Kateřina Suchanová.

Zaměstnavatelé nesmějí žádost ignorovat, zaměstnancům musejí odpovědět v přiměřené lhůtě. Směrnice počítá nanejvýš se dvěma měsíci.

Větším zaměstnavatelům navíc přibude povinnost oznamovat rozdíly v odměňování mužů a žen za všechny jejich zaměstnance. Společnosti s více než 250 zaměstnanci budou mít oznamovací povinnost každý rok, a to od června 2027. Ke stejnému datu budou mít první oznamovací povinnost i společnosti se 150 až 249 zaměstnanci. Reportovat budou muset každé tři roky.

Zaměstnavatelé se 100 až 149 zaměstnanci budou mít oznamovací povinnost rovněž jednou za tři roky, a to od června 2031. Společností s méně než 100 zaměstnanci by se povinnost pravidelného reportingu neměla dotknout.

Většinu z oznamovaných informací požadovaných směrnicí by měl být odpovědný státní orgán schopen získat z výkazů zaměstnavatelů již nyní hlášených zaměstnavateli státní správě. „Díky tomu by zaměstnavatelé neměli být příliš zatíženi administrativní povinností související s oznamovací povinností,“ uvádí Radka Mikulenka.

Oznámení o rozdílech v odměňování budou veřejná, a to s výjimkou údajů o rozdílu v odměňování mužů a žen dle jednotlivých kategorií zaměstnanců.

„Přinejmenším nyní ze směrnice vyplývá, že odpovědný státní orgán nebude tyto údaje zveřejňovat. Jde však zároveň o ten typ údaje, který porovnává gender pay gap v konkrétní kategorii zaměstnanců a pro zaměstnance je velice zajímavý,“ upozorňuje Kateřina Suchanová.

Jinými slovy, celkový rozdíl v odměňování mužů a žen ve společnosti může být vyšší, například 23 procent. Rozdíly v odměňování zaměstnanců vykonávajících stejnou práci ale mohou být nižší, například šest procent. Na stránkách odpovědného státního orgánu však údaj o tomto nižším rozdílu v odměňování zveřejněn nebude.

Co dělat při rozdílu větším než pět procent

Pokud povinné oznámení vykáže rozdíl v odměňování mužů a žen vyšší než pět procent, mohou pro to existovat objektivní důvody. „V okamžiku, kdy je vidět rozdíl v odměňování mužů a žen více než pět procent, nepřichází automaticky pokuta, ale zaměstnavatel má možnost rozdíl odůvodnit objektivně stanovenými a genderově neutrálními kritérii,“ popisuje advokátka EY.

Mezi důvody může patřit například to, že na dané pozici mají někteří zaměstnanci více přesčasů, někdo častěji drží pohotovost, někdo je výkonnější a díky tomu dostal za daný rok mimořádný bonus.

Pokud společnost ale rozdíly není schopna objektivně odůvodnit, musí sjednat nápravu. A pokud tak neučiní, přichází na řadu takzvaná fáze společného posouzení, které se musí účastnit zástupci zaměstnanců.

„Klienti se nás ptají, zda si kvůli společnému posuzování budou muset zaměstnanci zřídit odbory. Není to však nutné. Pro účely společného posouzení by mělo být dostačující určit zástupce zaměstnanců pro otázky transparentního odměňování. Bližší podmínky však upraví až transpoziční zákon,“ vysvětluje Suchanová.

Kontroly na základě podnětů zaměstnanců

Společnosti mají podle expertek EY především povinnost objasnit, proč je „gender pay gap“ vyšší než pět procent. Nebude-li zaměstnavatel schopen v případě kontroly ze strany inspekce práce rozdíl v odměňování mužů a žen objektivně vysvětlit, může dostat pokutu. Zároveň by zaměstnavatelé měli být připraveni zaměstnancům vysvětlit, proč jejich individuální odměna obecně nedosahuje průměrné úrovně odměny v dané kategorii zaměstnanců. V opačném případě může zaměstnanec dát podnět inspekci práci, že je s ním nerovně zacházeno v oblasti odměňování.

Jak expertka EY dodává, lze očekávat, že inspektoři budou chodit do společností především na základě podnětů zaměstnanců.

„Většinou se setkáváme s případy, kdy zaměstnanec, který má pocit, že mu bylo ukřivděno, podá podnět na inspekci práce a ta pošle kontrolu,“ přibližuje Kateřina Suchanová z EY.

Konkrétní sankce za porušení této povinnosti pro společnosti ze směrnice nevyplývá. Podle expertů lze nicméně očekávat, že bude vypadat podobně jako v případě diskriminačního nebo nerovného zacházení a půjde nejspíše o pokutu do výše až jednoho milionu korun. „Ale samozřejmě můžeme být překvapeni a pokuta může být mnohem vyšší. Nižší pokutu spíše neočekáváme,“ uzavírá advokátka EY.

Partnerem článku je společnost EY.